DOCUMENTAZIONE TECNICA
per l'utilizzo del servizio

Autorizzazione all'invio
Modalità self-service
Invio tramite operatore
Messaggi di conferma
Errore di accesso
Attachment
Account multiplo
Numero di tentativi
Algoritmo di chiamata
Tempi di invio
Liste di distribuzione
Formato dei numeri di fax
Stampa unione
Numeri ripetuti
Prova grafica
Velocità di trasmissione
Black-List
Numeri falliti per Time-Out
Numeri falliti per altre ragioni
Conservazione delle informazioni

Formato dei documenti
Fonts
Colore

Grafici
Fotografie
Scanner
Margini
Elenchi fax
Privacy


INVIO FAX

Autorizzazione all'invio
Con l'attivazione del servizio ricevete una mail con un codice di autorizzazione e le istruzioni per l'uso del servizio. Conservate questa mail perchè è la chiave di accesso al servizio per la modalità automatica (self-service).
L'autorizzazione che ricevete è valida per un numero illimitato di invii e può essere utilizzata fino alla scadenza del credito. 

In fase di configurazione nella riga di sistema che compare in testa su ogni pagina del documento ricevuto potrete inserire il nome della vostra azienda o il vostro numero.

Per trasmissioni fino a mille fax è prevista la modalità self-service.
Per questa modalità dovete fare un replay (rispondi) al messaggio di autorizzazione ricevuto conservando il codice di autorizzazione nel campo oggetto.
Allegate il vostro fax in formato word, rtf o pdf nel messaggio di posta elettronica contenente il numero o i numeri di fax (max 1000) dei destinatari, un numero per ogni riga del messaggio, separati da un punto e virgola gli eventuali altri dati.

Es.:
0257537580
0286846846
0246835735

Es.:
0257537580;Officine Marzocchi
0286846846;Filippetti srl
0246835735;JetLab,Dott. Mello

Attenzione: è importante inviare il messaggio in formato testo semplice. NON USARE IL FORMATO HTML.

Invio tramite operatore
Per quantitativi superiori ai mille fax un nostro operatore è a vostra disposizione per assistervi nella trasmissione.
Se la vostra lista di distribuzione supera i 1000 numeri, questi possono essere inseriti in un semplice file di testo o un foglio elettronico contenente i numeri di fax (vedi il paragrafo sulla formattazione delle liste). La lista di distribuzione viene inviata, insieme al documento originale, al nostro operatore This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. . Non è necessario in questo caso utilizzare il codice di autorizzazione. Il processo da questo momento verrà seguito da un nostro operatore che inizierà normalmente l'invio entro il giorno lavorativo successivo salvo accordi particolari dovuti ad urgenze o a richieste di programmazione dell'invio per un giorno e un orario stabilito.

Messaggi di conferma
Il primo messaggio che ricevete a seguito dell'invio della vostra mail con l’allegato, vi conferma che la mail è stata ricevuta e che si provvederà al più presto alla trasmissione del fax.
Questo messaggio, chiamato "Notifica di Presa in Carico" viene inviato circa un minuto dopo dalla ricezione della mail nella modalità automatica ed al momento effettivo dell'elaborazione da parte dell'operatore.
Se non ricevete nei tempi previsti la notifica di presa in carico contattate l'assistenza clienti.
Il secondo messaggio "Notifica di Invio Completato" viene inviato dopo il completamento della trasmissione dei fax. Questo ultimo messaggio contiene il rapporto di trasmissione con le informazioni dettagliate sul suo esito.

Messaggi di errore di accesso
Per le trasmissioni self-service, in caso di problemi legati all'accesso o alla errata formattazione del messaggio viene inviato un messaggio di errore.  Se l'errore non viene risolto prendere contatti con l'assistenza clienti.

Attachment
Il sistema di codifica dei documenti allegati, nel proprio client di posta elettronica, deve essere di tipo MIME-BASE64. Si tratta dello standard per la maggior parte dei programmi.

Account multiplo
Se più utenti devono accedere al servizio nell'ambito dello stesso contratto aziendale occorre farne richiesta a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. specificando le mail abilitate. Verranno generate autorizzazioni distinte per ogni account email abilitato. Le autorizzazioni sono univoche e non possono essere scambiate fra gli utenti.

Numero di tentativi
Il server effettua tre tentativi per ogni numero chiamato nel caso risulti occupato, non risponda oppure la linea risulti al momento congestionata. In caso si rilevino errori di comunicazione, riagganci, mancanza di tono di risposta o altri fattori tecnici non previsti, non verranno fatti altri tentativi. Vedi tabella sottostante dell'algoritmo di chiamata.

Algoritmo di chiamata
Viene normalmente utilizzato l'algoritmo standard per la gestisce delle chiamate. Con l'algoritmo standard si ha la seguente logica di chiamata:

  tentativi successivi al primo
documento inviato no
numero occupato si
numero che non risponde si
numero inesistente no
rifiutato dal destinatario no
tramissioni parziali no
cancellate per hang-up o errori di protocollo no
errore di time-out no
errore generico no
numero in blacklist nessun tentativo

Esistono altri algoritmi che abbiamo predisposto per ottenere diversi risultati di consegna e possono essere applicati su richiesta. Contattateci per maggiori informazioni.

Tempi di invio
Normalmente la trasmissione di un fax in modalità self-service avviene dopo circa 10 minuti dalla ricezione del documento. Il tempo effettivo però dipende dal carico di lavoro del sistema in quel momento. Se ci sono code di fax in trasmissione con la stessa priorità l’invio può essere conseguentemente ritardato. In genere l’invio di singoli fax o di liste con pochi numeri ha la priorità sulle attivtà del fax-broadcasting massivi ottenendo precedenza nelle code di lavoro.


Formato delle liste di distribuzione
Le liste di distribuzione devono essere files di testo o di foglio elettronico (xls) se inviate all'operatore (maggiore di 1000 invii) o devono essere scritte nel corpo dell'email se effettuate la trasmissione da soli (minore o uguale a 1000 invii).

Formattazione delle liste
Inserite un numero di fax per riga, separati da un punto e virgola gli eventuali altri dati.

Es.:
0257537580
0286846846
0246835735

Es.:
0257537580;Officine Marzocchi
0286846846;Filippetti srl
0246835735;JetLab,Dott. Mello

Nei file Excell un numero per riga nella prima colonna, nelle altre colonne gli eventuali altri dati.

0257537580 Officine Marzocchi  
0286846846 Filippetti srl  
0246835735 JetLab Dott. Mello

Formato dei numeri di fax


Numeri italiani:
Sono ammesse le numerazioni geografiche italiane (con il prefisso indicativo della località) vengono automaticamente escluse dalla trasmissione le numerazioni non geografiche.
Il numero deve iniziare con il prefisso geografico del distretto telefonico italiano.
Prefisso e numero possono essere uniti o separati da spazi o simboli ammessi (- . /).

Esempi validi:

02564478867
02 564478867
02-564478867
02.564478867
02/564478867

Numeri esteri:
Sono ammessi i numeri dei seguenti Paesi preceduti dal prefisso internazionale:

AUSTRALIA 0061
AUSTRIA 0043
BELGIO 0032
BRASILE 0055
BULGARIA 00359
CANADA 001
CILE 0056
CINA 0086
CIPRO (SUD) 00357
COLOMBIA 0057
CROAZIA 00385
DANIMARCA 0045
ESTONIA 00372
FINLANDIA 00358
FRANCIA 0033
GEORGIA 00995
GERMANIA 0049
GIORDANIA 00962
GRECIA 0030
GUADALUPE 00590
HONG KONG 00852
IRLANDA 00353
KAZAKISTAN 007
LATVIA 00371
LUSSEMBURGO 00352
MALESIA 0060
MARTINICA 00596
NORVEGIA 0047
OLANDA 0031
PERU 0051
POLONIA 0048
PORTOGALLO 00351
PORTORICO 001
REPUBBLICA CECA 00420
ROMANIA 0040
RUSSIA 007
SAN MARINO 00378
SINGAPORE 0065
SLOVACCHIA 00421
SLOVENIA 00386
SPAGNA 0034
SVEZIA 0046
SVIZZERA 0041
TAIWAN 00886
TURCHIA 0090
UK 0044
UNGARIA 0036
USA 001
VENEZUELA 0058 


Numeri ripetuti
Nella creazione e nell'aggiornamento delle liste di numeri è possibile che per errore alcuni numeri vengano ripetuti. 
Controllare la ripetizione degli stessi numeri all'interno della stessa lista in quanto puo' generare errori di trasmissione.
Su richiesta possiamo effettuare un controllo automatico preventivo sulle liste ed evidenziale la presenza di numeri ripetuti.
La ripetizione dei numeri è ammessa solo nel caso di stampa-unione per il recapito del documento a destinatari diversi con un numero fax in comune.

Come eliminare i numeri doppi :
Per evitare di inviare due o più volte lo stesso documento sullo stesso numero occorre filtrare la lista dai numeri ripetuti, a meno che non ci si serva del servizio di personalizzazione per raggiungere sullo stesso numero di fax più destinatari.
Un sistema molto semplice di controllare la presenza di numeri doppi all'interno di un foglio excell è quello di ordinare i numeri nella prima colonna in ordine crescente e nella colonna adiacente inserire, copiandola su tutte le celle, una formula di verifica del tipo =SE(A2=A1;"doppio";""). I numeri doppi verranno così facilmente individuati dall'etichetta "doppio" che compare a fianco al numero.



Stampa unione
(Solo per documenti Word)
Si possono avere su richiesta documenti personalizzati con l'indicazione del nome o della ditta a cui il fax è destinato. E' un procedimento che può essere gestito solo dal nostro operatore perchè richiede una preparazione off-line. Questo servizio ha un costo aggiuntivo, richiedeteci un preventivo.
Preparate il vostro documento per la stampa unione utilizzando la funzione di Word, i dati necessari alla popolazione dei campi devono esserci forniti in un file excell. Occorre anche lasciare un margine inferiore del foglio sufficiente ad assorbire eventuali allungamenti del documento causati dalle stringhe da inserire, in caso contrario potrebbe, nel caso di stringhe troppo lunghe, deformare la lunghezza del documento originario aggiungendo una pagina.

 
Prova grafica
E bene  verificare il documento prima di iniziare una  trasmissione circolare. Il modo più semplice è spedire al vostro apparecchio fax il documento per controllarne la qualità finale. Nella conversione nel formato grafico tipico del fax si possono perdere alcuni dettagli. E' particolarmente consigliato controllare la conversione in caso di documento con grafica o caratteri sottili.
Per le trasmissioni seguite da operatore è possibile richiedere l'invio di un fax di prova prima di procedere alla trasmissione del documento alla lista di distribuzione.

Velocità di trasmissione
Il sistema usa decine di linee contemporanee dedicate solo all’invio dei fax.
Oltre al numero di linee la velocità di trasmissione dipende da una serie di fattori tra cui:
Coda di trasmissione. In alcuni momenti della giornata la coda di trasmissione può aumentare i tempi di attesa.
Tipologia degli apparati riceventi. Il tempo di trasmissione varia in funzione del tipo di apparato fax a cui è diretto il vostro invio (più lungo per un fax manuale o integrato alla segreteria telefonica, più breve per i fax automatici e pc-fax).
Contenuto del documento. Un documento contenente grafica impiega più tempo di una pagina contenente solo testo.
Tentativi di trasmissione. La durata totale dell’invio dipende anche dal numero dei tentativi effettuati per l’invio del documento nei casi in cui il numero risulti occupato o non risponda. Il nostro algoritmo standard effettua tre tentativi circa ogni 5 minuti.
Con tutte queste variabili si può indicativamente considerare una capacità trasmissiva media di 3 mila pagine/ora.

Numeri errati e numeri bloccati (Black-List)
La black-list è la lista dei numeri che hanno in precedenza rifiutato l'invio del fax in risposta al messaggio vocale di presentazione del server (risposta col tasto dtmf sulla tastiera del telefono). Sono da considerarsi "rifiutati" i numeri che corrispondono a un normale apparecchio telefonico o un apparecchio fax manuale collegato alla linea voce e che rifiutano l’invio del fax (nel report compare il messaggio "Rifiutato"). I numeri presenti in black-list risultano bloccati dal sistema e non vengono più chiamati (nel report questi numeri vengono segnalati come "Blacklisted").
La black-list serve ad evitare di creare ripetuti fastidi alle utenze telefoniche raggiunte erroneamente e per ottimizzare i tempi totali di trasmissione alla lista.
Gli utenti sono invitati a controllare l’esattezza dei numeri rifiutati e presenti in blacklist  segnalati nei rapporti di trasmissione o nei messaggi di presa in carico. Dietro la responsabilità del Cliente, quest'ultimo può chiedere per iscritto di togliere uno o più numeri dalla black-list.

Numeri falliti per Time-Out
A seguito della chiamata, se il numero risponde, il server rimane in attesa del tono di sincronizzazione del fax ricevente per un tempo massimo di 30 secondi. Scaduto questo tempo massimo la linea viene chiusa e l'invio considerato fallito. Nel rapporto analitico in allegato vedrete questo numero segnato con l'esito "Time-Out" o "Nessun Fax".
I casi che si possono verificare sono i piu' diversi: centralini, messaggi di attesa, segreterie telefoniche, fax manuali non commutati in tempo utile, modem non compatibili: si tratta per la maggior parte di risposte in voce .
Nel caso di fallimento per Time-Out rientra anche la comunicazione interrotta fisicamente dal chiamato prima che sia possibile completare la sincronizzazione. Nel rapporto analitico potrete vedere questo evento segnalato come "Time-Out" o "Riaggancio".
Tutti i numeri che riportano errori di questo tipo verranno segnalati nel rapporto di trasmissione e suggeriscono una verifica del cliente. I numeri falliti per time-out (Nessun fax + Riagganci), salvo diversi accordi, non vengono ritentati automaticamente dopo la prima chiamata, ma può essere comunque effettuata una nuova trasmissione diretta a tutti i numeri falliti del precedente invio.

Numeri falliti per altre ragioni.
Altre ragioni di fallimento del'invio del fax possono essere: errori di protocollo di comunicazione, negoziazione o comando di interruzione inviato dal fax ricevente (questi errori vengono segnati come "Cancellato"); temporanee congestioni delle linee, numeri inesistenti, non validi o irraggiungibili; numeri che all'ultimo tentativo rispondono occupato o non rispondono.

Conservazione delle informazioni.
La conservazione delle informazioni necessarie all'invio (destinatatari e contenuto del messaggio fax) è strettamente limitata all'espletamento del servizio richiesto e saranno sucessivamente cancellate.



PREPARAZIONE DEL DOCUMENTO

Formato dei documenti
I documenti devono essere salvati in Microsoft Word o Adobe PDF.
Il formato PDF è da preferire per mantenere nel fax impaginazione e grafica più fedeli all'originale.
Sono accettati anche altri formati solo per gli invii in fax-broadcasting tramite operatore.

Compatibilità con  Word
Il sistema è compatibile con i documenti Word con estensione .doc e .docx

Word processor alternativi a Word
La compatibilità con altri word-processor non è garantita e potrebbe in qualche caso generare differenze di impaginazione e resa grafica. Si consiglia in questi casi di utilizzare la prova di verifica della conversione.

Fonts 
Utilizzare solo fonts di sistema. Altri fonts potrebbero non essere tradotti correttamente. Evitare caratteri troppo sottili e complessi che rendono male nel formato fax.
Utilizzate preferibilmente caratteri comuni non troppo piccoli. La dimensione minima varia in fuzione del tipo di carattere utilizzato, controllate l'esempio con i carattere Times Roman, Arial e Courier New.
La dimensione minima suggerita è di 10 pt.


Colore
La resa del colore nei fax è critica, meglio evitarlo. La presenza del colore nel documento originale viene riportata in toni di grigio sul documento fax e che il suo risultato va sempre verificato con l'invio di un fax di prova a se stessi.  Il colore del testo deve essere nero su fondo bianco (o bianco su fondo nero). Non usare ombre o altri effetti grafici applicati ai fonts. Il documento fax ideale deve essere solo in nero su bianco o viceversa con il nero solido (100%).

Grafici
E' bene prestare un minimo di attezione agli elementi grafici da inserire in un documento da distribuire via fax. Lo standard grafico del fax pone infatti dei limiti che vanno rispettati per utilizzarlo al meglio. 
Disegni e grafici possono essere inseriti ma non utilizzati come fondo per i testi.
Meglio evitare il colore e inserire direttamente immagini in bianco e nero.

Fotografie
il fax non è certo il mezzo ideale per trasmettere immagini ma con qualche attenzione anche una foto può essere utile al messaggio. Servitevi degli strumenti grafici di controllo dell'immagine (quelli interni a word sono semplici da usare) per modificare il livello di luminosità e di contrasto dell'immagine. Innalzare un poco il valore di questi due parametri normalmente aiuta la resa sul fax.


Scanner
Per l'inserimento documenti scansionati Vale il discordo delle fotografie. Si possono inserire anche immagini di documenti (fino al formato A4) acquisiti tramite lo scanner a condizione che siano solo bianco e nero (2bit di colore).

Margini 
Occorre lasciare sempre un paio di cm. di margine nella parte superiore e inferiore della pagina per permettere al fax di inserire i dati di trasmissione (data, ora, mittente). Se questi magini non vengono rispettati si corre il rischio di vedersi aggiungere una pagina in fase di conversione. In caso di dubbio l'invio di un fax di prova è raccomandato. I margini laterali possono essere di 1 cm.


FAX MARKETING

Elenchi fax
Non forniamo elenchi di fax. In caso siate interessati potete rivolgervi agli operatori che forniscono questo servizio. Alcuni nominativi, a titolo esemplificativo, sono indicati alla pagina Elenchi fax 

Privacy
Per utilizzare il fax nelle azioni di marketing diretto occorre osservare le leggi. Ricordatevi della necessità di applicare le norme sulla privacy acquisendo il consenso dei destinatari e informandoli della provenienza delle informazioni e della possibilitàdi essere cancellati nel caso non desiderassero più ricevere informazioni commerciali. Per maggiori notizie www.garanteprivacy.it